La tasa total de empleo en Europa es del 70,9%, y los países nórdicos, los Países Bajos, Suiza y Alemania ocupan los primeros puestos.
Los elevados niveles de empleo están estrechamente relacionados con la continua contratación de nuevos trabajadores, lo que crea una interesante oportunidad para acoger talentos, pero también plantea diversos retos.
Desde el papeleo y la configuración tecnológica hasta la presentación de los valores de la empresa, el proceso de incorporación exige una atención meticulosa a los detalles para asegurarse de que no se pasa por alto ninguna información importante.
¿La solución? Una lista de control para los nuevos empleados.
Explicaremos las ventajas de las listas de control de incorporación, a quién pueden facilitar el trabajo y cómo la digitalización puede ayudarle a deshacerse del engorroso papeleo.
Además, compartiremos una guía paso a paso para ayudarle a crear su propia plantilla de lista de comprobación.
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¿Qué es una lista de control para nuevas contrataciones?
Una lista de control de nuevas contrataciones, también conocida como lista de control de incorporación de empleados, es un documento exhaustivo que enumera las tareas y actividades que deben realizarse al incorporar a un nuevo empleado.
Desde las tareas administrativas hasta las sesiones de formación y la presentación al equipo, una lista de control de nuevas contrataciones sirve de guía tanto al empresario como al recién contratado para asegurarse de que dan todos los pasos necesarios para integrar sin problemas al nuevo empleado en la empresa.
Ventajas de una lista de control de incorporación de empleados
La incorporación de un empleado es un proceso complejo que implica muchos pasos. Si no se organiza y planifica adecuadamente, puede crear una experiencia confusa y estresante para el empleado durante su primera semana de trabajo.
Una lista de control para la incorporación de nuevos empleados ayuda a planificar y ejecutar el proceso de incorporación con eficacia y crea una experiencia positiva para ambas partes: el directivo y el empleado.
Una lista de control detallada también ayuda a abordar los mayores retos a los que se enfrentan los nuevos empleados cuando se incorporan a un equipo.
Lista de control para la incorporación de empleados:
- Proporciona un enfoque sistemático y organizado para dar la bienvenida al nuevo empleado
- Facilita la coordinación entre los departamentos implicados en el proceso de incorporación.
- Se asegura de que los nuevos empleados reciban la información, la formación y los recursos necesarios.
- Le ayuda a realizar un seguimiento del proceso de incorporación
- Ahorra tiempo
- Fomenta el compromiso de los empleados
- Aumenta la productividad
Pero eso no es todo. La implementación de listas de control digitales puede agilizar significativamente el proceso de incorporación al permitir que varias partes accedan a los documentos, colaboren en tiempo real y utilicen una plataforma centralizada para una comunicación fluida sin complicaciones de papeleo.
doForms es una solución moderna de formularios móviles que se utiliza en todos los sectores para mejorar la eficacia general de la experiencia de incorporación, contribuyendo a una integración más rápida y dinámica de los nuevos empleados en las empresas.
¿Quién podría utilizar una lista de control para nuevos empleados?
Aunque los directivos suelen ser los encargados de supervisar el proceso de incorporación, los demás miembros del equipo y los departamentos de la empresa también pueden utilizar las listas de comprobación.
He aquí algunos ejemplos:
- Expertos en Recursos Humanos (RRHH): Los equipos de RRHH pueden utilizar listas de comprobación de nuevas contrataciones para asegurarse de que se cumplimenta toda la documentación necesaria para cumplir los requisitos de contratación.
- Equipos de formación y desarrollo: Los equipos de formación y desarrollo pueden utilizar las listas de control de incorporación de empleados para planificar y realizar un seguimiento de las sesiones de formación necesarias para cada función.
- Departamentos de TI: Los equipos de TI pueden utilizar las listas de control de las nuevas contrataciones para configurar los sistemas informáticos y facilitar el acceso al software a los nuevos empleados.
- Responsables de instalaciones u oficinas: Los responsables de instalaciones y oficinas que se encargan del espacio físico de trabajo pueden utilizar listas de control de incorporación de empleados para asegurarse de que los recién contratados tienen acceso a las instalaciones y equipos necesarios.
- Compañeros de trabajo y mentores: Los compañeros de trabajo y los mentores pueden utilizar listas de control para guiar a los recién llegados a través del proceso de introducción, respondiendo a sus preguntas y ofreciéndoles apoyo.
- Propietarios de pequeñas empresas: En las pequeñas empresas en las que las funciones pueden solaparse, los empresarios pueden utilizar listas de control de nuevas contrataciones para gestionar el proceso de incorporación con eficacia.
- Los propios empleados: En algunos casos, se puede proporcionar a los recién contratados una lista de comprobación para ayudarles a navegar por el proceso de incorporación, permitiéndoles asumir ciertas tareas y responsabilidades.
Qué incluir en la lista de control de incorporación de un nuevo empleado
He aquí una guía paso a paso de lo que debe incluirse en una lista de control para nuevos empleados. Dependiendo de su función en el proceso de incorporación, puede personalizar algunos de los puntos:
1. Rellene los formularios y el papeleo de RR.HH.
El primer paso que debe dar al incorporar a un nuevo empleado es cumplimentar los formularios y el papeleo necesarios para el departamento de recursos humanos. Estos pueden incluir:
- Contrato/acuerdo de trabajo
- Acuerdo de confidencialidad o no divulgación (NDA)
- Reconocimiento del código de conducta o de las políticas del lugar de trabajo
- Formularios de inscripción
- Políticas de uso de tecnología y equipos
2. Establecer cuentas
Crear y configurar varias cuentas digitales que el nuevo empleado necesitará para desempeñar su trabajo.
- Configurar cuentas de correo electrónico
- Proporcionar acceso a las redes de la empresa
- Proporcionar las credenciales de inicio de sesión para el software o las plataformas pertinentes
- Añada a su nuevo empleado a los grupos de correo electrónico o chat pertinentes para que pueda mantenerse al día y colaborar con sus compañeros de equipo.
Este paso garantiza que el nuevo empleado disponga de la infraestructura digital necesaria desde el principio, lo que permite una integración sin problemas en el ecosistema tecnológico de la organización.
3. Preparar todo el equipo
Asegúrese de que el entorno o puesto de trabajo del recién contratado está equipado con las herramientas necesarias para su función.
Esto puede incluir la preparación de un escritorio y una silla, la instalación de su ordenador y el suministro de cualquier equipo adicional, como teléfonos o herramientas especializadas.
4. Enviar un correo electrónico de bienvenida
Enviar un correo electrónico de bienvenida al nuevo empleado establece un tono positivo y muestra entusiasmo por su contribución a la organización.
Aproveche esta oportunidad para facilitarles información sobre su primer día y presentarles a los principales miembros del equipo. Esta comunicación personalizada facilita la transición y fomenta un sentimiento de pertenencia desde el primer momento.
5. Proporcionar una visión general de la empresa
Presente al nuevo empleado la historia, la misión, los valores y la estructura de la organización.
Si procede, hable de sus políticas y código de vestimenta y entrégueles el manual del empleado con la información pertinente y las preguntas más frecuentes.
Esta introducción ayuda a los empleados a comprender la cultura y los objetivos de la empresa, así como su función, y facilita su integración en el entorno corporativo.
6. Explique sus expectativas
Si eres directivo, aclara tus expectativas para evitar malentendidos posteriores.
Explique al empleado su función y sus tareas diarias para ayudarle a entender lo que tiene que hacer en su nuevo puesto desde el primer día. No dejes que el empleado intente averiguar qué se espera de él, aunque haya trabajado en un puesto similar antes de unirse a tu equipo.
7. Revisar el horario del empleado
Defina y revise el horario del empleado para el primer día o semana. Este horario puede incluir:
- Sesiones de orientación
- Programas de formación
- Reuniones con los miembros del equipo
Responder a las preguntas que pueda tener el nuevo empleado sobre sus tareas y proporcionarle las instrucciones necesarias.
Ofrecer una visión clara de la primera semana ayuda al nuevo empleado a planificar su tiempo con eficacia, reduce la incertidumbre y contribuye a una experiencia de incorporación más organizada.
8. Organizar la formación del empleado
Tanto si se trata de leer materiales, ver vídeos o realizar talleres, elabore una lista de los programas de formación por los que debe pasar su nuevo empleado y programe las sesiones en consecuencia.
Una buena práctica es mantener todo el material de formación en un mismo lugar, por ejemplo en una plataforma digital. Muchas empresas utilizan un programa de incorporación para optimizar la experiencia de aprendizaje de sus empleados.
Planifique las sesiones y los materiales de formación con antelación, para que estén listos cuando el empleado se incorpore a su empresa.
No olvide ofrecer su apoyo y responder a cualquier pregunta que el empleado pueda tener durante el periodo de formación.
9. Preparar las presentaciones del equipo
Programe una reunión de bienvenida, una comida de equipo o una sesión virtual en la que pueda presentar al nuevo empleado y los miembros del equipo puedan compartir sus funciones, responsabilidades y algo sobre sí mismos.
Crear un proceso estructurado para la presentación de equipos ayuda a establecer relaciones, fomenta la colaboración y favorece el sentimiento de pertenencia.
10. Preparar las primeras tareas
El siguiente paso en la lista de verificación de nuevas contrataciones es preparar las primeras tareas para el nuevo empleado.
Incluya explicaciones pertinentes que acompañen a las tareas, los entregables y los plazos. Asegúrate de que el empleado tenga acceso a materiales de apoyo y ejemplos que pueda utilizar como referencia.
11. Comprobación con el empleado
Una vez que haya asignado a su nuevo empleado las tareas iniciales, no olvide comprobar con él cómo se está adaptando y si necesita ayuda con las tareas.
Muchos empleados se sienten confusos y abrumados durante los primeros meses, pero pueden sentirse inseguros a la hora de expresar sus preguntas y preocupaciones. Acércate al empleado con regularidad para preguntarle si tiene alguna duda y ayudarle.
12. Proporcione retroalimentación oportuna (y pídala)
Proporcionar feedback a su nuevo empleado le ayuda a adaptarse al entorno de trabajo y también le hace sentirse valorado.
Dar feedback es vital no sólo para tu nuevo empleado, sino también para todo tu equipo, ya que puede ayudar a motivarles y mejorar su rendimiento.
Del mismo modo, pedir feedback es tan importante como proporcionar feedback a sus empleados. De hecho, un estudio sobre el compromiso de los empleados realizado por Gallup demostró que los directivos que recibían feedback sobre sus capacidades aumentaban su rentabilidad en un 8,9%. en comparación con los directivos que no recibían ninguno.
13. 13. Programar reuniones periódicas
El último paso de la lista de comprobación es programar reuniones individuales periódicas con el nuevo empleado para hablar de su rendimiento, resolver dudas e inquietudes y asegurarse de que dispone de todo lo necesario para realizar su trabajo con precisión y eficacia.
Crear listas de control de incorporación con doForms
doForms le ayuda a deshacerse del desordenado y costoso papeleo, ya que ofrece una forma más sencilla, organizada y eficaz de crear y almacenar los formularios que necesita.
¿Cómo puede ayudar doForms exactamente?
La solución de formularios móviles doForms le permite crear una lista de comprobación personalizada para la contratación de un nuevo empleado y, a continuación, editar y guardar el formulario fácilmente. También puede acceder o firmar su documento desde cualquier lugar utilizando la aplicación móvil de doForms.
El enfoque sin papel para crear listas de comprobación le permite organizar sus formularios y almacenarlos en una ubicación centralizada y segura. Cree una plantilla de lista de comprobación para nuevas contrataciones utilizando formularios móviles listos de nuestra biblioteca o cree la suya propia con nuestro creador de formularios móviles.
Los formularios móviles doForms son:
- Cómodo
- Fácilmente personalizable
- Accesible en cualquier momento y lugar
- Rentabilidad
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Con doForms, usted puede:
- Agilizar el proceso de incorporación
- Ahorrar dinero en papel
- Utilizar las plantillas disponibles
- Crear formularios personalizados
- Acceda, firme y envíe formularios desde cualquier lugar
Además de listas de comprobación y otros formularios digitales, puede gestionar nóminas, inventarios, horarios de empleados y mucho más con doForms.
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Preguntas frecuentes sobre las listas de control de incorporación de empleados
¿Quiere saber más sobre las listas de control para la incorporación de nuevos empleados? Consulte nuestra sección de preguntas frecuentes.
¿Quién elabora las listas de control de incorporación?
El departamento de RR.HH. suele ser el responsable de crear y gestionar las listas de control de las nuevas contrataciones.
¿Cómo contribuyen las listas de control de incorporación a la gestión del personal?
Las listas de control de incorporación desempeñan un papel crucial en la gestión de la plantilla, ya que proporcionan un marco estructurado para la integración eficaz de los nuevos empleados. Agilizan los procesos, ayudan a alinear a los nuevos empleados con los objetivos de la organización, contribuyen a un entorno de trabajo cohesionado y a una mejor asignación de recursos.
¿Puedo personalizar las listas de control digitales?
Sí, doForms le permite adaptar el proceso de incorporación para diferentes funciones y departamentos y crear las listas de comprobación que necesite.
¿Puedo crear listas de control escalables?
Sí, con doForms puede crear y editar formularios en cualquier momento en función de las necesidades y requisitos de los diferentes roles. Para las listas de control de incorporación, por ejemplo, puede incluir sesiones de orientación y módulos de formación adicionales o implementar recordatorios automatizados.
