Los empleados de oficina pasan el 50% de su tiempo realizando tareas repetitivas, y el 10% se dedica exclusivamente a la introducción manual de datos.
Los formularios electrónicos son una solución sencilla y rentable que acelera los procesos y minimiza o elimina el margen de error, al tiempo que reduce los costes.
Siga leyendo para obtener más información sobre las ventajas de los formularios electrónicos para las empresas.
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¿Qué son los formularios electrónicos?
Los formularios electrónicos, también conocidos como eForms, son aplicaciones web o móviles que se utilizan para recopilar y procesar datos.
Al igual que los formularios en papel, estos equivalentes electrónicos se adaptan a sus necesidades empresariales o de investigación, con las ventajas añadidas de:
- Actualizaciones en tiempo real
- Colaboración en tiempo real
- Tratamiento instantáneo de datos
- Creación instantánea de informes
- Funciones añadidas como seguimiento de dispositivos GPS, captura de imágenes en el formulario, cálculos en el formulario, validación de datos y mucho más
Los formularios electrónicos y sus variedades sirven a empresas de los sectores sanitario, de la construcción y afines. Suelen ofrecer un conjunto de funcionalidades como: - Recogida de datos mediante formularios personalizados
- Gestión de tareas: asignación de tareas en tiempo real y comunicación de actualizaciones
- Procesamiento de datos en tiempo real, seguro y preciso
- Generación automática de informes
- Integración de sistemas back-end
- Informes consolidados
Los formularios electrónicos están diseñados para optimizar la eficiencia. Pueden alojarse en la nube, lo que da acceso a múltiples usuarios al mismo formulario y permite la colaboración en tiempo real.
Los formularios electrónicos ahorran MUCHAS horas de trabajo, algo que queda patente en los numerosos testimonios de los clientes de doForms.
Consulte nuestro estudio de caso de JLL para saber cómo eForms les ayudó a catalogar más de 11.500 tiendas de la red minorista y a reducir un formulario de encuesta de 80 páginas de media a 17 páginas.
¿Para qué sirven los formularios electrónicos?
Los eForms tienen una amplia gama de usos potenciales que incluyen, pero no se limitan a:
- Atención al cliente (encuestas de satisfacción, informes de incidencias, solicitudes de garantía)
- Envío
- Inspección in situ
- Contabilidad (solicitudes de gastos, reembolsos, informes de gastos)
- Órdenes de compra
- Recursos humanos (solicitudes de vacaciones, revisiones, hojas de horas)
- Solicitudes de mejora de productos
- Desviaciones de control de calidad
- Inspecciones de seguridad
Los formularios electrónicos pueden utilizarse para prácticamente cualquier forma de recogida y tratamiento de datos, y son especialmente aconsejables en los casos que requieren agilidad, precisión y una mayor protección de los datos.
¿Qué son los formularios electrónicos móviles y cómo funcionan?
Los formularios electrónicos para móviles funcionan igual que los formularios electrónicos "normales", con la diferencia de que están adaptados para su uso en teléfonos inteligentes y tabletas. Es decir, están optimizados para pantallas pequeñas y diseñados para funcionar de forma adaptativa.
Los formularios electrónicos están haciendo más eficientes los flujos de trabajo al dividir las funciones en subfuncionalidades, dependiendo del nivel de complejidad de la transacción o del envío del formulario.
Los formularios móviles, en general, pueden abarcar una serie de funcionalidades diferentes, como:
- Compatibilidad con Android e iOS
- Portales para visualizar datos y crear formularios
- Formularios editables en un navegador
- Recuperación de formularios en tiempo real
- Autenticación multifactor (MFA) y cifrado compatibles
- Integraciones de terceros, como conexión con Oracle, servidores SQL y Salesforce
- Conectividad con Dropbox y Google Drive
Software de entrada de datos de formularios electrónicos: ¿Por qué es importante?
El software de introducción de datos sustituye todo el papeleo por aplicaciones y programas que automatizan el proceso de captura de datos.
También elimina la necesidad de procesar los datos manualmente, sustituyéndolos por informes generados automáticamente.
Esto reduce los costes de la gestión manual de documentos, automatiza y, por tanto, acelera los procesos empresariales y permite a su personal trabajar con información precisa y actualizada.
El software de introducción de datos de eForms ahorra tiempo al identificar rápidamente los documentos, recuperar los datos más importantes, validarlos y entregarlos a los sistemas de gestión de la información.
Formularios electrónicos: 10 formas en que benefician a su empresa (y cómo crearlos)
Estas son algunas de las ventajas más obvias y otras menos evidentes del uso de formularios electrónicos:
Los formularios electrónicos son cómodos
Para el usuario que presenta el formulario electrónico, los formularios electrónicos son la esencia de la simplicidad y la comodidad.
Los formularios electrónicos no sólo ahorran tiempo y dinero en la recopilación y procesamiento de datos, sino que también señalan e incluso corrigen errores al identificar formatos erróneos, campos omitidos o datos incoherentes.
Además, los formularios electrónicos suelen incluir funciones como campos y menús desplegables, casillas de verificación, corrector ortográfico, protectores de contraseñas... todo, más o menos, diseñado para agilizar el envío de cualquier formulario electrónico.
Los procesos de formularios electrónicos ofrecen confidencialidad
Los formularios electrónicos eliminan a los intermediarios. Los datos van directamente del personal in situ al sistema de la oficina central, y viceversa, lo que aumenta la transparencia, la responsabilidad y la seguridad.
Además, todos los datos almacenados en la nube están altamente protegidos y sólo puede acceder a ellos el personal autorizado.
Como todo es "carga el formulario - rellena el formulario - envíalo - vete a hacer otra cosa", la interacción con el tan poco querido aparato administrativo se reduce al mínimo. No hay gastos técnicos ni administrativos de ningún tipo.
Los formularios electrónicos proporcionan información en tiempo real
La respuesta inmediata al formulario electrónico enviado con éxito es una vía de doble beneficio: el usuario recibe una confirmación tranquilizadora y amistosa de un trabajo bien hecho, mientras que la empresa (es decir, usted) recopila datos de forma eficiente y los almacena de forma segura.
Los formularios electrónicos inteligentes ofrecen asistencia automatizada y reducen costes
Los profesionales de ventas dedican la misma cantidad de tiempo a la introducción de datos y tareas administrativas similares que a tareas relacionadas con las ventas. En otras palabras: los procesos manuales obstaculizan la productividad, hacen perder tiempo y recursos.
Al automatizar los flujos de trabajo, los formularios electrónicos permiten a los profesionales dedicar más tiempo a las tareas que generan ingresos, en lugar de a las de menor importancia, como la transcripción, el procesamiento manual, el archivo, las revisiones y otras.
Crear formularios electrónicos es fácil
Los eForms pueden adaptarse según las necesidades de la empresa. Sus funcionalidades de flujo de trabajo empresarial pueden proporcionar una experiencia de creación de formularios sin fisuras, tan rápida como sencilla.
Crear formularios electrónicos puede ser tan fácil como arrastrar y soltar los elementos de la plantilla. Los usuarios pueden añadir y combinar encuestas integradas y preguntas múltiples dentro de contenedores únicos.
Los bloques de construcción de formularios electrónicos no terminan ahí. Pueden contener:
- Integración back-office,
- Internacionalización,
- Transmisión segura de datos
- Funciones automatizadas
Los usuarios tienen pleno control sobre estas funciones y características de front-end y back-end.
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Los formularios electrónicos tienen una amplia gama de usos
Los formularios electrónicos pueden aplicarse en prácticamente cualquier empresa que recopile, gestione y procese datos, y convertirse en parte integrante de sus flujos de trabajo.
Los formularios electrónicos son más comunes en:
- Empresa
- Educación y Gobierno
- Sanidad
- Organizaciones internacionales
- Contabilidad
- Recursos Humanos
Los eForms pueden utilizarse como:
- Formularios de pedido,
- Informes de gastos,
- Solicitudes de gastos de capital,
- Hojas de horas,
- Opiniones de los empleados,
- Solicitudes de mejora del producto,
- Inspección de seguridad,
- Desviaciones de la garantía de calidad,
- Certificación de formación de empleados, etc.
Los formularios electrónicos son accesibles a distancia
Los formularios electrónicos están disponibles en cualquier lugar y en cualquier momento. Si está de viaje y aún así necesita estar en contacto con sus solicitudes de trabajo, la naturaleza basada en la nube de eForms es la solución que desea.
Se puede acceder a los formularios electrónicos a distancia, y como se actualizan periódicamente mediante comprobaciones automáticas del software, los usuarios siempre tienen garantizada una experiencia de rellenado de formularios de última generación. Y lo que es igual de importante, el personal al que se envían los formularios puede compartir los datos recopilados en tiempo real con colegas que se encuentren en otro lugar.
Los formularios electrónicos ahorran papel y dinero
Como hemos visto hasta ahora, los procesos basados en papel conllevan muchos costes ocultos. Recopilar, transcribir, procesar, almacenar y gestionar datos en papel no sólo cuesta recursos físicos, sino también valiosas horas de trabajo.
En cambio, los formularios electrónicos facilitan la manipulación, el almacenamiento y la gestión de los datos, ahorran horas al automatizar los procesos y aumentan la productividad al permitir que sus equipos se centren en las tareas que generan ingresos.
Por ello, muchas empresas mundiales recurren a los formularios electrónicos.
Los formularios electrónicos controlan la calidad de los datos y eliminan errores
Puesto que es usted quien crea y personaliza su eForm, es usted quien se encarga del tipo de datos que facilitan sus clientes, así como de establecer los parámetros de la información obligatoria y los formatos aceptables para garantizar la exhaustividad y la precisión.
Además, a diferencia de los formularios en papel, los formularios electrónicos no requieren transcripción manuscrita y, por lo tanto, eliminan la posibilidad de errores relacionados con la transcripción. Una cuestión menor, pero importante al fin y al cabo.
eFormsStorage es seguro y protegido
Los formularios electrónicos, como los de doForms, vienen equipados con medidas de encriptación y seguridad para proteger y mantener la integridad de los datos transferidos. Además, cumplen ciertos requisitos internacionales que exigen el máximo cuidado en materia de seguridad por parte de los fabricantes de formularios electrónicos.
Los datos de los usuarios no sólo están a salvo de ciberataques y otros tipos de intrusión, sino que además sólo son visibles para los usuarios autorizados a verlos y utilizarlos. La seguridad digital aventaja a la de los archivos físicos (en papel) en que, al estar almacenados en servidores, son inmunes a eventuales catástrofes como inundaciones.
Formularios electrónicos: Una puerta de acceso a la recogida de datos y la automatización del flujo de trabajo
En pocas palabras, los formularios electrónicos -de escritorio o móviles- pueden beneficiar y beneficiarán a cualquier empresa de forma eficaz y productiva, ya que reducen los gastos, aceleran el flujo de trabajo, eliminan a los intermediarios y procesan los datos de forma eficiente.
Los formularios electrónicos son muy versátiles y adaptables a diversos sectores y requisitos empresariales.
Además de los beneficios que aportan a las empresas en términos de organización, reducción de gastos y ligereza logística, también facilitan el trabajo de su personal al presentarles los datos recopilados y organizados que necesitan para sus tareas diarias.
Un flujo de trabajo rutinario debe seguir siendo eso: una rutina.
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