Sus operaciones son tan buenas como sus procesos internos. Como empresario, debe ser capaz de gestionar tanto su negocio como sus recursos humanos para garantizar que su empresa funcione de forma eficiente.
Una forma de hacerlo es implantando un sistema de gestión de formularios.
Con el software de gestión de formularios, puede organizar y simplificar los procesos internos, gestionar los documentos de clientes y empleados y reducir la posibilidad de errores humanos.
En este artículo, explicaremos qué es el software de gestión de formularios, compartiremos las formas en que puede agilizar su negocio y señalaremos qué características debe tener en cuenta para elegir la mejor solución de gestión de formularios para su operación.
formularios profesionales
en unos pocos clics
¿Qué es el software de gestión de formularios?
El software de gestión de formularios ofrece automatización en la gestión y el procesamiento de formularios, así como seguridad de los datos. Puede agilizar sus procesos de negocio, reducir el tiempo dedicado a la introducción de datos y reducir el potencial de errores que presentan los formularios en papel.
Sin un sistema automatizado, es posible que ya esté familiarizado con lo tedioso y lento que puede resultar localizar archivos. Por no hablar de la mayor probabilidad de perder o dañar los archivos en papel al transferirlos.
Por eso, implantar un software de gestión de formularios en su empresa es una de las mejores soluciones en términos de eficacia y seguridad. Le permite automatizar el almacenamiento y la recuperación de documentos mediante bases de datos informatizadas.
Este tipo de software ofrece integraciones útiles (como a Salesforce, correo electrónico, etc.) y puede realizar un seguimiento de facturas, órdenes de trabajo, hojas de horas, currículos, contratos y otros documentos, manteniendo toda la organización interna o externa organizada y precisa.
También experimentará un mayor control sobre los cambios en sus formularios a través del formateo en toda la empresa, las directrices de diseño y las actualizaciones de los formularios cuando sea necesario.
en una plataforma fácil de usar
¿Qué sectores utilizan el software de gestión de formularios?
Los principales sectores que utilizan software de gestión de formularios son la sanidad, el comercio minorista, el sector financiero, el sector público, la educación y los medios de comunicación.
Los sistemas de este tipo pueden encontrarse en hospitales, bancos, comercios minoristas... pueden utilizarse en cualquier empresa que necesite recopilar información de clientes o empleados.
Desde 2012, doForms facilita a empresas de todos los tamaños y sectores la creación y el mantenimiento de formularios en línea y ahorra tiempo al tiempo que minimiza los errores, todo ello en un eficiente sistema basado en la nube.
doForms permite a las empresas capturar y enviar información desde y hacia el campo a través de teléfonos inteligentes y otros dispositivos móviles. Esta información puede integrarse en los sistemas existentes de su empresa, como QuickBooks, Oracle, SAP, Excel, Salesforce, etc.
Nuestro software cuenta con una variedad de plantillas personalizables que pueden utilizarse para diferentes sectores, por lo que no es necesario crear credenciales de inicio de sesión independientes.
Entre los nichos que utilizan nuestro software de gestión de formularios doForms se incluyen:
Estrategia y gestión inmobiliaria comercial
JLL gestiona propiedades de tiendas en todo EE.UU. El equipo del proyecto pudo ahorrar muchas horas y recursos utilizando doForms para inspeccionar y registrar datos sobre las tiendas de la red de un minorista.
Sin ánimo de lucro
Community Empowerment Lαβ utiliza doForms para mejorar la salud de madres y niños en la India rural. 200 mujeres sin experiencia en tecnología pueden ahora recopilar datos en tabletas por toda la región.
Fabricación
DelAgua ayuda a suministrar agua potable en zonas rurales y en crisis. Utilizan doForms para crear, compartir y gestionar formularios en sus programas de salud en Ruanda y la India.
4 ventajas de utilizar un software de gestión de formularios
La gestión manual de documentos es ineficaz, propensa a errores y se está quedando obsoleta gracias a las soluciones de gestión de formularios basadas en la nube.
He aquí 4 ventajas clave del uso de software de gestión de formularios:
1. Mayor eficiencia y productividad
El software de gestión de formularios aumenta la eficacia y la productividad al agilizar las tareas administrativas rutinarias, aumentar la rapidez con la que se realiza el trabajo y reducir el riesgo de error humano.
2. Contenido coherente en todos los ámbitos
El software de gestión de formularios ayuda a mantener e imponer la coherencia y el cumplimiento de la normativa en toda la empresa, ya que permite a los empleados intercambiar formularios entre departamentos y mantener un registro de cambios y actualizaciones.
Algunos ejemplos de documentos que pueden beneficiarse enormemente de esta función son:
- Guías y manuales de formación
- Propuestas
- Desarrollo y gestión de garantías empresariales
- Desarrollo y gestión de contratos
- Comunicados y anuncios de empresa
- Desarrollo de nuevos productos
- Políticas corporativas y directrices para los empleados
- Colaterales de comunicación corporativa
3. 3. Información precisa
La documentación manual lleva tiempo y es propensa a errores humanos. También es difícil de actualizar cuando hay que hacer cambios.
Con el software de gestión de formularios, puede producir formularios en un tercio del tiempo que le llevaría hacerlo manualmente y disfrutar de una reducción del 40% de los costes operativos o más.
4. Organización
El uso de software de gestión de formularios para almacenar sus datos disminuye el número de registros que deben organizarse y almacenarse en una ubicación física.
Se acabaron los líos de papeles, los formularios atrasados y los formatos incorrectos: Los empleados pueden rellenar los formularios correspondientes en un dispositivo móvil y, a continuación, enviarlos electrónicamente al gestor correspondiente.
En general, un software de gestión de formularios como doForms puede asegurar eficazmente sus datos y hacerlo con precisión en un sistema organizado.
6 características imprescindibles al elegir un software de gestión de formularios
Elegir el software de gestión de formularios adecuado es importante para garantizar que los datos de su empresa se mantienen organizados y seguros.
Hemos reducido a seis las funciones más valiosas que debe tener su software de gestión de formularios:
1. Escalabilidad
A medida que su empresa amplía sus operaciones y su base de clientes, su sistema de gestión de formularios tiene que tener la capacidad de satisfacer sus demandas.
En doFormsofrecemos planes Estándar, Avanzado y Premium para ofrecerle una solución completamente personalizable y escalable.
Y si le preocupa quedarse sin almacenamiento, le ofrecemos almacenamiento y creación de formularios ilimitados incluso en nuestro plan más asequible, sin coste adicional para usted.
2. Amplia compatibilidad
Hoy en día, los teléfonos inteligentes y las tabletas a menudo sirven como ordenadores portátiles y ordenadores, con el 70% de los empleados manteniendo sus dispositivos móviles a su alcance en el trabajo. Es importante que el software de gestión de formularios se muestre correctamente y se pueda acceder a él desde dispositivos móviles.
Una solución como doForms tiene una aplicación móvil para iOS y Android, que le permite ver formularios adaptados a su pantalla, rellenarlos y recopilar información sobre la marcha.
3. 3. Elementos de seguridad
Es posible que dude en confiar en una solución de software porque están en juego los datos más sensibles de su empresa. Por eso es importante encontrar un software de gestión de formularios que priorice la seguridad como doForms.
Basándonos en la encriptación de la transmisión de datos y en la seguridad de la infraestructura de TI de Google App Engine, nos aseguramos de que tus datos estén seguros.
4. Asistencia al cliente y a los productos
Es frustrante tener problemas y que el servicio de atención al cliente sea difícil de localizar.
doForms es diferente de otros software de formularios porque no sólo le apoyamos durante todo el proceso, sino que también pretendemos formar a cada usuario para que sea un experto en el software.
Su suscripción incluye tutorías personalizadas sobre cómo sacar el máximo partido a las impresionantes funciones de doForm, como la creación de formularios básicos y avanzados, la automatización de flujos de trabajo, la sincronización y guardado, y la creación de informes.
5. Actualizaciones continuas
Funciones como la validación de formularios y las plantillas personalizadas son lo mínimo para un software de este tipo.
Lo que hace que doForms sea una inversión que merece la pena es que siempre estamos mejorando y añadiendo continuamente funciones para mejorar la facilidad y la comodidad.
Nuestras características incluyen:
- Captura de firmas integrada para que pueda firmar electrónicamente cualquier formulario
- Capacidad para escanear e imprimir códigos de barras y leer etiquetas de comunicación de campo cercano (NFC) para mejorar la forma de entregar productos y gestionar activos.
- Formularios autodocumentados añadiendo la ubicación GPS y marcas de tiempo
- Detección de arranque y parada con seguimiento por GPS
- Programación de trabajos basada en el calendario
- Envío de trabajos en tiempo real
- Posibilidad de programar tareas repetitivas
6. Integraciones
El objetivo de utilizar una solución de software de gestión de formularios es obtener datos precisos, eficiencia y organización. Parte de esta automatización consiste en poder integrarse perfectamente en el software de back-office sin tener que cargar manualmente los archivos.
Sync & Save de doForms le permite acceder e intercambiar información a través de una variedad de sistemas diferentes como Microsoft Office, Google Suite, Salesforce, QuickBooks y SQL Server.
Constantemente se incorporan nuevos socios para que pueda seguir disfrutando de una asistencia ininterrumpida ahora y en el futuro.
Puntos clave del software de gestión de formularios
Cuando se dispone del software de gestión de formularios adecuado, éste puede ayudar a agilizar los procesos empresariales para acelerar la eficacia, la precisión de los datos y la organización.
En doForms, nuestros formularios móviles tienen todas las características imprescindibles para una solución integral a largo plazo, incluyendo:
- Funcionamiento sin fisuras en todos los dispositivos, ordenador o móvil
- Recopilación instantánea de datos e integración con SharePoint, Salesforce, QuickBooks, SQL Server, etc.
- Escalabilidad y personalización con un plan para cada tamaño de empresa
- Producto y atención al cliente estelares
- Software con multitud de funciones, fácil de usar y en constante mejora
- Ciberseguridad superior basada en el cifrado de la transmisión de datos y en la seguridad de la infraestructura informática de Google App Engine.
