Desde la identificación de problemas en la productividad del lugar de trabajo hasta la mejora del proceso de producción y el fomento de la confianza entre los empleados, un Gemba Walk es esencial para los directivos, sobre todo en la industria manufacturera.
Explicaremos qué debe incluir una lista de comprobación Gemba Walk y proporcionaremos una guía paso a paso para crearla.
Además, le explicaremos cómo automatizar el proceso de creación de una lista de comprobación, a la vez que ahorra tiempo y dinero utilizando formularios móviles.
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¿Qué es un Gemba Walk?
Un Gemba Walk es un método de gestión utilizado para evaluar el lugar de trabajo e identificar las áreas problemáticas. Durante un Gemba Walk, los directivos recorren a pie el lugar de trabajo y hacen preguntas para conocer mejor el proceso de producción.
El término Gemba tiene su origen en la lengua japonesa y se refiere al lugar donde suceden las cosas en la fabricación.
El concepto Gemba Walk fue introducido por primera vez a finales de la década de 1980 por Taiichi Ohno, un ejecutivo de Toyota que ayudó a establecer el Sistema de Producción Toyota. Este sistema de producción, también conocido como fabricación ajustada, se centra en fabricar vehículos de la forma más rápida y eficiente, aumentando la productividad y ahorrando tiempo.
¿Por qué es importante un Gemba Walk?
Un Gemba Walk es beneficioso para mejorar los procesos de producción y el rendimiento. Permite observar los procesos en el lugar de trabajo e interactuar con los empleados para explorar oportunidades de mejora.
Un Gemba Walk ayuda en las siguientes áreas:
- Resolución de problemas: Aporta contexto a un problema y ayuda a los directivos a comprenderlo mejor, de modo que puedan idear soluciones viables.
- Comunicación: Hacer preguntas sobre los problemas y escuchar las respuestas de los trabajadores ayuda a aclarar malentendidos y a alinear la perspectiva del directivo con las experiencias de los trabajadores.
- Eficiencia en el lugar de trabajo: Ayuda a mejorar los procesos en el lugar de trabajo, reducir los residuos y aumentar la productividad laboral.
- Fomento de la confianza: La presencia de un directivo en el lugar de trabajo demuestra que la organización se toma en serio los problemas laborales y su resolución, lo que a su vez ayuda a generar confianza entre los empleados.
Elementos de un recorrido Gemba eficaz
Todo Gemba Walk eficaz consta de una serie de elementos que le ayudan a identificar y resolver problemas en el lugar de trabajo. Los elementos de un Gemba Walk eficaz incluyen:
1. Ir al lugar de trabajo
Ir al lugar donde se realiza el trabajo. En la industria manufacturera, se trata de la cadena de producción. Esto le permite obtener valiosa información de primera mano sobre la dinámica del lugar de trabajo, observar a los trabajadores en un entorno natural e identificar problemas.
2. Hacer preguntas
Formule las preguntas adecuadas que le ayuden a identificar y comprender un problema. Definir el "por qué" te ayuda a comprender la naturaleza de un problema y a determinar la causa y el efecto de una cuestión concreta.
3. Tratar a los empleados con respeto
Esté disponible para sus empleados y trátelos con respeto. Esto ayuda a generar confianza en toda la organización, por lo que los empleados estarán más abiertos a compartir con usted información valiosa que pueda ayudarle a identificar y resolver un problema que pueda impedir el rendimiento.
Gemba Walk?
Cómo planificar un Gemba Walk paso a paso
¿Necesita planificar un Gemba Walk? Hemos elaborado una sencilla guía práctica. Siga estos 10 pasos:
Paso 1. Defina sus objetivos Defina sus objetivos
Su Gemba Walk debe tener objetivos o un tema. Para definir los objetivos de su Gemba Walk, determine sus prioridades.
Algunos ejemplos de objetivos son:
- Reducción de costes
- Aumentar la seguridad
- Aumentar la productividad
Paso 2. Preparar al equipo
Antes de emprender el Gemba Walk, prepare a su equipo informándoles de cuándo tendrá lugar, explicándoles el tema de debate y compartiendo los beneficios del mismo.
Tercer paso. Centrarse en el proceso
Céntrese en el proceso, no en las personas ni en la identificación de trabajadores problemáticos. Recuerde: su Gemba Walk no es una evaluación de empleados, sino de productividad.
Paso 4. Cíñase al flujo de valor
¿Qué elementos del proceso de producción generan más valor? Analice los procesos y aplique prácticas valiosas en todos los departamentos. Del mismo modo, cuando observe que un procedimiento no aporta valor o causa inconvenientes, identifique las áreas que pueden optimizarse para aumentar el valor.
Paso 5. Anote las observaciones
Tome notas de sus observaciones a lo largo del Gemba Walk. El registro de sus hallazgos le ayudará a preparar un informe detallado más adelante.
Paso 6. Hacer preguntas
Formule preguntas precisas y directas para obtener información valiosa sobre los procesos y las áreas potencialmente problemáticas. Siga el enfoque periodístico y pregunte:
- Quién
- Qué
- En
- Dónde
- Por qué
- Cómo
Paso 7. Guarde las sugerencias para más adelante
Durante su Gemba Walk, es posible que tenga sugerencias sobre cómo mejorar los procesos y aumentar el valor. Sin embargo, durante el paseo, céntrate en las observaciones y toma notas; deja las discusiones y los planes de acción para después del paseo.
Paso 8. Camine con su equipo
Su Gemba Walk será más eficaz si camina en equipo. Invite a los empleados a caminar con usted para que le ayuden a detectar problemas o preocupaciones que puedan abordar juntos.
Paso 9. Mantenga un horario flexible
No es necesario realizar los recorridos Gemba con un horario fijo, ya que se corre el riesgo de interrumpir el flujo de trabajo de los empleados. En su lugar, manténgalo flexible. Asegúrese de anunciarlo con antelación. Puede realizar recorridos Gemba a diario, una vez a la semana, una vez al mes o cuando sea necesario.
Paso 10. Recoger opiniones
Pida a sus empleados que le den su opinión, elabore un informe y haga un seguimiento de los planes de mejora.
Puede tratarse de una reunión aparte o de un seguimiento por correo electrónico. Hacer saber a los empleados que se valora su opinión puede ayudar a fortalecer el trabajo en equipo.
Lista de comprobación del Gemba Walk: Preguntas que debe incluir
Un paso crucial en toda lista de comprobación de un Gemba Walk es formular las preguntas adecuadas. Hacer las preguntas adecuadas ayuda a obtener información y a descubrir áreas problemáticas e ineficiencias.
Puede optar por utilizar una plantilla Gemba Walk estándar o crear una lista de comprobación personalizada y adaptarla a sus objetivos específicos.
He aquí algunas preguntas que puede incluir en su lista de control, divididas por categorías:
Personas
Entre las preguntas que deben plantearse los trabajadores figuran las siguientes
- ¿Cómo estás hoy?
- ¿Sabes cuál es tu prioridad?
- ¿Prevé algún obstáculo que pueda afectar a su rendimiento hoy?
Proceso
Las preguntas relacionadas con el proceso pueden ser las siguientes:
- ¿Cuál es el objetivo del proceso?
- ¿El equipo aplica nuestras mejores prácticas estándar?
- ¿Ha tenido problemas técnicos?
- ¿Hay posibilidades de mejorar el proceso?
Productividad
Entre las preguntas relacionadas con la productividad cabe citar las siguientes
- ¿Ha encontrado hoy algún reto o problema de productividad?
- ¿Hay algún reto cotidiano que afecte a su productividad?
- ¿Causa el cambio de turno algún tiempo de inactividad?
- ¿Es el equipo totalmente funcional y está ajustado a las normas? ¿Necesita mantenimiento?
- ¿Sigue el ritmo de producción un calendario establecido?
Calidad
Entre las preguntas relacionadas con la calidad figuran las siguientes
- ¿Está el producto envasado de acuerdo con nuestras normas?
- ¿Está bien etiquetado el producto?
- ¿Está el producto listo para su envío?
Seguridad
Entre las preguntas relacionadas con la seguridad figuran las siguientes
- ¿Ha sufrido algún incidente recientemente?
- ¿Tiene acceso a equipos de protección individual?
- ¿Es el equipo de protección individual adecuado para el trabajo?
- ¿Dispone de todo el equipo necesario para realizar el trabajo de forma segura?
Entorno de trabajo
Entre las preguntas relativas al entorno de trabajo cabe citar las siguientes:
- ¿Cumple el entorno de trabajo las normas establecidas?
- ¿Dispone de las herramientas necesarias para el trabajo?
- ¿Tienen los trabajadores la formación adecuada para el trabajo?
- ¿Necesita el equipo más personas para realizar el trabajo?
Cómo crear y automatizar una lista de comprobación Gemba Walk con doForms
¿Necesita crear una lista de comprobación Gemba Walk?
A diferencia de las anticuadas listas de comprobación en papel, los formularios móviles ofrecen una forma mejor y más sencilla de crear y automatizar una lista de comprobación Gemba Walk. Las listas de comprobación en papel consumen mucho tiempo y pueden costarle a su empresa miles de euros al año.
doForms es una solución de formularios móviles creada para simplificar procesos que consumen mucho tiempo, como crear, actualizar y rellenar manualmente listas de comprobación. Dedicado a un enfoque sin papel, doForms proporciona soluciones de formularios móviles para:
- Recogida de datos
- Gestión del flujo de trabajo
- Informes
¿Cómo se beneficia exactamente de doForms?
doForms le permite crear rápidamente una lista de comprobación Gemba Walk, editarla según sea necesario, guardarla y actualizarla sobre la marcha. Puede acceder a su lista de comprobación Gemba Walk sobre la marcha, con o sin acceso a Internet, utilizando la aplicación móvil doForms.
¿Te preguntas cómo funciona? Echa un vistazo al siguiente vídeo.
Cómo construir un formulario móvil con doForms | Form Builder Software
Cambiar a formularios móviles o electrónicos con doForms le permite:
- Crear una plantilla de lista de comprobación Gemba Walk
- Cree formularios personalizados para su organización
- Acceda, actualice, firme y envíe formularios desde cualquier lugar
- Ahorre dinero en papel
- Organice sus formularios en una ubicación centralizada
Además de simplificar y automatizar el proceso de creación de listas de comprobación Gemba Walk, doForms le permite gestionar las nóminas de los empleados, crear informes y realizar un seguimiento del inventario, ¡todo desde una ubicación centralizada y segura!
Para agilizar las operaciones, reducir los costes de papel y automatizar los procesos basados en papel que tanto tiempo consumen, opte por las listas de comprobación sin papel y los formularios móviles personalizados de doForms.
