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El 44% de las empresas sigue utilizando papel a diario, según un estudio de Foxit.
En la era de los dispositivos móviles, la conectividad instantánea y una conexión a Internet rapidísima, cabría esperar que esta cifra fuera mucho menor.
La verdad es que la mayoría de las empresas que siguen dependiendo del papeleo físico probablemente lo hacen por familiaridad y costumbre.
Sin embargo, el uso de papel en el lugar de trabajo tiene varios inconvenientes, y el coste es uno de ellos.
En este artículo, analizaremos cuánto le puede estar costando a su empresa utilizar papel y por qué los formularios electrónicos son muy superiores a sus alternativas en papel.
con doForms.
¿Cuánto le cuesta el papel a su empresa al año?
Aunque una sola hoja de papel puede no parecer costosa, su principal escollo es que va sumando, y también los costes asociados.
Los datos de Estados Unidos ofrecen una perspectiva del coste del papel para las empresas.
Por término medio, un oficinista estadounidense típico gasta hasta 10.000 hojas de papel de copia al año. Es una cifra asombrosa que genera unos costes aún más asombrosos.
Según una estimación de Record Nations, una empresa media puede gastar al año hasta:
- 8.000 dólares sólo en papel
- Unos 8.500 dólares en archivo y almacenamiento
- Unos 30.000 dólares en costes de mano de obra con un gestor de archivos dedicado
Éstos son sólo algunos de los costes relacionados con el papel que pueden suponer una importante presión financiera para cualquier empresa, especialmente para las pequeñas.
Como consecuencia de ello, el 53% de las empresas están considerando la posibilidad de prescindir del papel como medida de reducción de costes, según un estudio de Xerox.
¿Cuáles son los inconvenientes de utilizar registros en papel?
Los elevados costes no son el único inconveniente considerable de depender del papel en el lugar de trabajo.
Por muy familiar y reconfortante que resulte, el papel también tiene algunos inconvenientes importantes cuando se trata de la gestión de datos.
Inconveniente nº 1: El papel requiere mucho tiempo de procesamiento
La recopilación, el análisis, el almacenamiento y el mantenimiento del papel requieren una importante inversión de tiempo y trabajo.
Estos procesos suelen llevar mucho tiempo a los empleados.
Según un estudio de Nintex, el 39% de los empleados cree que la gestión de la documentación dentro de su organización no funciona.
Entre ellas:
- El 49% tiene problemas para encontrar los documentos necesarios
- El 43% tiene dificultades para compartir documentos
- Al 34% le resulta difícil cumplimentar la documentación de los nuevos clientes
Inconveniente nº 2: El papel puede comprometer su seguridad
Una sola hoja de papel mal colocada puede comprometer la seguridad de sus datos y el bienestar de su empresa.
Por mucho que se esfuerce en garantizar que todo su papeleo se gestiona de forma segura, es casi imposible eliminar los errores humanos que pueden producirse de vez en cuando.
Una mala gestión de los documentos en papel puede hacer que acaben en las manos equivocadas, poniendo en peligro información vital sobre su empresa.
Inconveniente nº 3: el papel es perjudicial para el medio ambiente
Los productos de papel son los más comunes en los vertederos.
Y las empresas contribuyen con una parte importante de esos residuos, ya que el 45% del papel que se imprime en el lugar de trabajo suele acabar en la basura al cabo de un día.
Uno sólo puede imaginar el alcance del impacto medioambiental negativo que esto tiene.
Y aunque los esfuerzos de reciclaje pueden ayudar a aliviar este problema hasta cierto punto, la única forma segura de evitar que su empresa genere residuos excesivos es prescindir del papel.
Cómo prescindir del papel con doForms
doForms ofrece una solución móvil de gestión de datos que puede ayudarle a abandonar por completo el papeleo y actualizar sus procesos.
Las herramientas de formularios móviles de doForms tienen una gran variedad de aplicaciones y casos de uso, entre los que se incluyen:
- Informe de construcción
- Automatización del correo electrónico
- Recogida de datos
Toda esta funcionalidad está basada en la nube, lo que significa que los datos se almacenan de forma segura en línea y los empleados pueden acceder a ellos, compartirlos y editarlos al instante a través de sus dispositivos móviles.
Al cambiar a formularios móviles para sus necesidades de recopilación y gestión de datos, puede eliminar todos los costes y dificultades asociados al papeleo físico.
Además, prescindir por completo del papel puede beneficiar a su empresa de varias maneras.
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¿Qué ventajas tiene prescindir del papel?
Además de reducir costes, la eliminación del papel puede beneficiar a su empresa de las siguientes maneras.
Ventaja nº 1: Mayor seguridad
Los formularios electrónicos móviles se basan casi por completo en la infraestructura de la nube.
Esto significa que todos los formularios, informes o facturas que cree a través de la solución de formularios electrónicos se guardan en un espacio de almacenamiento seguro y cifrado en la nube.
Sin la debida autorización, nadie más que tú y tus empleados podréis acceder a esos datos y compartirlos. Por no hablar de que sería mucho más difícil extraviar un dato cuando se almacena de esta forma.
Como tal, los formularios móviles no sólo pueden darle tranquilidad en lo que respecta al bienestar de sus datos y su negocio, sino que también le ayudan a evitar el gasto de recursos, tiempo y esfuerzo para recuperar datos perdidos o robados.
Ventaja nº 2: Mejora de la productividad y la cooperación en equipo
Gracias a su funcionalidad basada en la nube, los formularios móviles se pueden ver, editar o compartir en tiempo real.
Esto puede ayudar a mejorar significativamente tanto la productividad como la cooperación dentro de su equipo.
Su equipo tendrá acceso instantáneo a toda la información y los recursos que pueda necesitar y no tendrá que invertir tiempo ni esfuerzo en localizarlos. Esto puede ser especialmente útil para los nuevos miembros del equipo que se incorporan.
Los formularios móviles también pueden mejorar la comunicación entre los miembros de su equipo y sus clientes, eliminando los retrasos que provoca el uso de papel y permitiendo a los miembros de su equipo tomar decisiones instantáneas basadas en datos que beneficien a su empresa.
Ventaja nº 3: Reducción de la huella medioambiental
La última ventaja, y la más evidente, de prescindir del papel es la reducción de la huella medioambiental de su empresa.
Al cambiar a una solución de formularios móviles, evitará contribuir a las enormes cantidades de residuos de papel que generan las empresas de todo el mundo.
Esto no sólo beneficiará al medio ambiente, sino también a la imagen de su empresa como empresa con visión de futuro y socialmente responsable, cualidades muy apreciadas en el mundo empresarial moderno.
Resumen de los costes para su empresa
Aunque muchas empresas siguen confiando en el papeleo físico para la recopilación y gestión de datos, es posible que no sean conscientes de lo costoso que puede resultar el papel.
Según algunas estimaciones, una empresa media puede ahorrar hasta 48.000 dólares al año si prescinde del papel y elimina los costes operativos que conlleva la documentación en papel.
Además de ser costoso, el papeleo físico también consume tiempo y esfuerzo, puede ser una amenaza para la seguridad de los datos y contribuye a la huella medioambiental negativa de su empresa.
Una forma de evitar estos problemas y reducir costes es cambiar a una solución de formularios móviles como doForms.
Al utilizar formularios electrónicos móviles para sus necesidades de recopilación y gestión de datos, aumentará la productividad y la cooperación dentro de su equipo, garantizará la seguridad de su información empresarial vital y reducirá drásticamente la huella medioambiental de su empresa.
