Muchas empresas europeas adoptan cada vez más horarios de trabajo híbridos y modalidades de trabajo a distancia. ¿Dispone de un sistema de gestión del personal? Y si es así, ¿está preparado para seguir el ritmo?
La gestión del personal puede ayudarle a mantener la comunicación interna y externa, asignar tareas, seguir el ritmo de la programación, revisar las métricas de rendimiento y mucho más.
Esto, a su vez, le permite estar al tanto de sus operaciones diarias, tanto si su equipo trabaja a tiempo completo como si lo hace desde casa, sobre el terreno o fuera de la oficina.
Pero, ¿qué es exactamente la gestión del personal? ¿Qué implica?
En este artículo, definiremos la gestión del personal, explicaremos sus ventajas y compartiremos cómo nuestra herramienta experta doForms puede ayudarle a mejorar sus procesos empresariales.
con doForms.
¿Qué es la gestión del personal?
La gestión de la mano de obra (WFM) es un conjunto de procesos y actividades utilizados en una empresa para optimizar la productividad, la eficacia y el rendimiento de su plantilla.
Por ejemplo, si dirige una empresa de construcción, la gestión del personal le permitirá planificar la carga de trabajo y crear calendarios de empleados para garantizar que haya suficientes trabajadores y recursos en la obra para que no se produzcan retrasos en el trabajo.
O, si trabaja en el comercio minorista, puede programar las horas de trabajo de sus empleados para que coincidan con las horas punta de las compras y garantizar así un excelente servicio al cliente.
La gestión de la mano de obra incluye:
- Planificación de la mano de obra para ajustar las demandas actuales y futuras
- Programación de los empleados para evitar el exceso o la falta de personal
- Formación de los empleados para mejorar sus competencias
- Comunicación transparente para garantizar que los empleados estén bien informados sobre las expectativas y los cambios.
- Revisiones del rendimiento para identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora
- Utilizar la tecnología y las herramientas de automatización para agilizar las tareas rutinarias y dejar tiempo a los empleados para actividades más estratégicas.
Elementos clave de la gestión de personal
Los elementos de la gestión de la mano de obra abarcan diversos aspectos de la planificación, organización y optimización de la mano de obra de una organización.
He aquí los cuatro elementos principales:
1. Previsión de la población activa
La previsión de la mano de obra implica predecir las necesidades futuras de personal basándose en datos históricos, tendencias actuales y cambios previstos en la demanda empresarial.
Es un aspecto crítico de la planificación de la plantilla que le ayuda a asegurarse de que dispone del número correcto de empleados con las cualificaciones adecuadas para satisfacer los requisitos operativos de su empresa.
Por ejemplo, si dirige una empresa minorista, puede utilizar la previsión de mano de obra para predecir un aumento de la demanda de sus clientes durante la temporada de vacaciones y planificar la contratación de personal temporal adicional para hacer frente al aumento de la carga de trabajo.
2. Programación
La programación se centra en crear horarios para los empleados que se ajusten a las necesidades de su empresa, garantizando que haya una cobertura adecuada en las horas punta y minimizando el exceso de personal en los periodos de menor actividad.
Programar a los empleados para su franja horaria óptima hace que los trabajadores estén más comprometidos y sean más productivos, lo que ayuda a garantizar un trabajo de calidad y mejora la satisfacción del cliente.
Por ejemplo, si gestiona una planta de fabricación, la programación puede ayudarle a asignar turnos específicos a los trabajadores de la línea de producción para garantizar el cumplimiento de los objetivos de producción diarios.
3. Gestión del tiempo y la asistencia
La gestión del tiempo y la asistencia incluye la gestión de las horas de trabajo, las pausas y la asistencia de los empleados.
Esto le permite cumplir la legislación laboral, realizar un seguimiento de la productividad y calcular las nóminas correctamente.
Por ejemplo, si gestionas un equipo de construcción, puedes implantar una aplicación móvil que permita a tus trabajadores registrar sus horas de trabajo, descansos y actividades del proyecto, proporcionando visibilidad en tiempo real y garantizando un procesamiento preciso de las nóminas.
4. 4. Gestión del rendimiento
La gestión de tareas y rendimiento incluye la asignación de tareas, el establecimiento de objetivos de rendimiento y el seguimiento del rendimiento de los empleados.
El objetivo es garantizar que todos sus empleados trabajan con eficacia y cumplen sus objetivos.
Por ejemplo, si gestiona una empresa inmobiliaria, puede asignar a sus agentes que alcancen un determinado número de ventas de propiedades por trimestre.
Ventajas de una gestión eficaz del personal
Desde la mejora de la productividad y la reducción de costes hasta la mejora de la satisfacción de los empleados, la gestión eficaz de la plantilla proporciona múltiples beneficios a su empresa.
- Mejora de la productividad: La optimización de los horarios y la asignación de tareas garantiza que sus empleados se dediquen a actividades productivas, lo que reduce el tiempo de inactividad.
- Reducción de costes: Minimizar el exceso de personal permite controlar los costes laborales, las horas extraordinarias y otros gastos.
- Mayor satisfacción de los empleados: Los horarios de trabajo equilibrados y las oportunidades de desarrollo de competencias aumentan la satisfacción y la retención de los empleados.
- Mejor servicio al cliente: Planificar y programar los recursos aumenta la satisfacción del cliente, su fidelidad y la repetición de la compra.
- Ventaja competitiva: Un equipo bien gestionado permite a su empresa ofrecer productos y servicios de forma más eficiente que sus competidores.
- Mayor rentabilidad: La optimización de recursos y procesos le ayuda a reducir costes y aumentar las oportunidades de ingresos.
Cómo implantar una gestión eficaz de la mano de obra en su empresa
Implantar una gestión eficaz de la mano de obra en su empresa:
1. Evalúe su plantilla actual
Evalúe su plantilla actual, incluidas las competencias, los puntos fuertes y débiles y los niveles de dotación de personal.
- Identificar las habilidades y competencias específicas presentes en su mano de obra que son relevantes para su industria.
- Comprenda cómo contribuye su plantilla a la empresa y defina las áreas en las que puede introducir mejoras.
- Examinar los niveles actuales de personal por departamento y evaluar si existen lagunas o redundancias.
2. Establecer objetivos claros
Defina los objetivos específicos y mensurables que debe alcanzar su estrategia de gestión del personal.
Sus objetivos SMART deben incluir metas específicas, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetas a plazos.
Algunos ejemplos de objetivos son:
- Reducción del gasto en horas extraordinarias en un 15% durante el próximo ejercicio fiscal
- Aumentar la productividad global de los empleados en un 10% durante el próximo trimestre.
- Reducir la tasa de rotación de empleados en un 5% durante el próximo año.
Identifique indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito de su estrategia de gestión del personal.
Algunos ejemplos de KPI pueden ser:
- Variación de la tasa de rotación de personal
- Cambio en los niveles de productividad
- Cambio en el ahorro de costes
3. Desarrollar un plan de personal
Cree un plan estratégico de personal en el que se describan las futuras necesidades de personal de su organización, los requisitos de cualificación y las estrategias para optimizar la eficacia de la mano de obra.
- Previsión de las futuras necesidades de personal en función de la capacidad actual, las proyecciones de negocio y los planes de crecimiento.
- Definir las habilidades y competencias que serán cruciales para el éxito futuro de su empresa.
- Establecer planes de contratación, formación y desarrollo del talento
4. Forme a sus empleados
Invierta en programas de formación para mejorar las competencias de los empleados y asegurarse de que cada uno de ellos cuenta con los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar su función.
Aunque la formación conlleva una inversión inicial, supone un ahorro de costes a largo plazo. Los empleados formados suelen ser más productivos y cometen menos errores, con lo que se reducen los costes operativos y la necesidad de medidas correctoras.
- Identificar las carencias de competencias y las áreas de mejora
- Desarrollar programas de formación adaptados a estas carencias, que pueden incluir cursos externos, sesiones de formación interna o módulos de aprendizaje electrónico.
- Fomentar una cultura de aprendizaje continuo
5. Organizar iniciativas de compromiso de los empleados
Desarrollar programas para mejorar la moral, la satisfacción laboral y el compromiso de los empleados.
Los empleados comprometidos tienden a estar más motivados y comprometidos con su trabajo, lo que se traduce en mayores niveles de productividad y eficiencia. Además, es más probable que los empleados comprometidos permanezcan en su empresa, lo que reduce los costes de rotación y retiene los conocimientos dentro de la organización.
- Implantar programas que reconozcan y recompensen a los empleados
- Establezca canales para que los empleados den su opinión y se comuniquen: reuniones individuales, encuestas a los empleados o buzones de sugerencias.
6. Invertir en software de gestión de personal
Elija e implante software y herramientas de gestión del personal que se ajusten a las necesidades de su empresa.
Busca una herramienta que:
- Ofrece diversas funciones, como programación de horarios de los empleados, control de presencia y análisis.
- Puede integrarse con otros sistemas utilizados en su empresa
- Es fácil de usar tanto para los empleados como para los directivos
¿Qué es el software de gestión de personal?
El software de gestión de la mano de obra (WFM) es un conjunto especializado de aplicaciones diseñadas para racionalizar y optimizar diversos aspectos de la mano de obra dentro de su organización.
El software SGA suele incluir módulos para la programación de horarios de los empleados, el control de presencia, la gestión del rendimiento y otras funciones de planificación y optimización de la plantilla.
El uso de software de gestión de personal le permite:
- Agilice sus procesos: El uso de herramientas de automatización y gestión digital del personal reduce el papeleo manual y mejora la eficiencia operativa.
- Tome decisiones estratégicas: Los datos y análisis de la mano de obra proporcionan información que le permite adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y optimizar sus operaciones para el crecimiento futuro.
Optimice la gestión del personal con doForms
doForms es una solución líder de formularios móviles utilizada por diversas empresas de todos los sectores.
Le permite capturar y enviar información desde y hacia el campo a través de teléfonos inteligentes y otros dispositivos móviles, e integrar perfectamente estos datos en sus sistemas existentes, como Salesforce.com, SAP, Oracle, QuickBooks, Microsoft, Google Suite, etc.
doForms ahorra tiempo y dinero a su empresa agilizando los procesos y reduciendo el papel. Puede utilizarse para crear, editar y enviar formularios a los clientes e incluso realizar un seguimiento de la frecuencia de uso de cada formulario.
doForms garantiza que todos sus formularios estén actualizados, desde los registros de los empleados y las políticas de la empresa hasta los acuerdos con los clientes, las plantillas de facturas y mucho más.
Con doForms puede:
- Sincronice automáticamente las hojas de horas y los procesos de nómina
- Controle la tesorería de su empresa
- Realice un seguimiento del rendimiento de sus empleados mediante formularios como las encuestas de autoevaluación.
- Proporcione información instantánea sobre las solicitudes de vacaciones y consulte las asignaciones restantes
El uso de doForms le ahorra tiempo y esfuerzo a usted y a sus empleados, además de reducir el papeleo y los errores de los empleados.
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Preguntas frecuentes sobre la gestión del personal
Para saber más sobre cómo la gestión de la mano de obra puede beneficiar a su empresa, consulte nuestra sección de preguntas frecuentes.
1. ¿Cuál es la diferencia entre gestión de personal y gestión de recursos humanos (GRH)?
Mientras que la gestión del personal se centra en optimizar el rendimiento y la productividad del personal, la gestión de recursos humanos incluye una gama más amplia de funciones, como la contratación, la incorporación y las relaciones con los empleados.
2. ¿Cómo ayuda la tecnología a la gestión de la mano de obra?
La tecnología desempeña un papel importante en la automatización de los procesos de gestión del personal. Su uso ayuda a mejorar la precisión de los datos y proporciona información en tiempo real sobre el rendimiento del personal, ayudándole a tomar decisiones informadas.
3. ¿Cómo beneficia la gestión de la plantilla a sus empleados?
La gestión de la mano de obra puede beneficiar a sus empleados garantizándoles horarios de trabajo equilibrados, oportunidades para el desarrollo de sus capacidades y un entorno laboral positivo.
4. ¿Cuál es el papel de la analítica en la gestión de la mano de obra?
El análisis del personal utiliza datos y métricas que ofrecen información sobre el rendimiento, las tendencias y la rentabilidad del personal. A partir de esta información, puede tomar decisiones y mejorar el trabajo de su empresa.
