Con más de 781.000 empleados y 31.322 empresas en toda Europa, el sector del almacenamiento desempeña un importante papel en la economía y la infraestructura de la cadena de suministro de la región.
Pero, ¿qué hace que el proceso de recepción en almacén sea eficiente?
Desde rellenar las etiquetas de los pedidos hasta contar y confirmar las nuevas existencias, una lista de comprobación del proceso de recepción en almacén puede ayudar a las empresas a agilizar este proceso, minimizar los errores y mantener una productividad óptima.
En este artículo, explicaremos el proceso de recepción en almacén, compartiremos las ventajas y proporcionaremos una lista de comprobación completa.
Además, le explicaremos cómo simplificar sus listas de comprobación diarias para que los operarios del almacén puedan cumplimentar, guardar y cargar formularios en cualquier punto del almacén.
Su lista de comprobación del proceso de recepción en almacén debe incluir:
- Documentación
- Recepción e inspección
- Descarga
- Almacenamiento de existencias
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Qué es A lista de comprobación del proceso de recepción en almacén?
Una lista de comprobación del proceso de recepción en almacén es una lista de tareas que deben completarse antes de almacenar el inventario en su almacén.
Utilizada normalmente por los jefes de almacén y el personal de recepción, esta lista de comprobación proporciona orientación sobre lo que debe inspeccionarse en los nuevos envíos, de modo que el inventario pueda controlarse y gestionarse con precisión.
La lista de comprobación describe los pasos clave, como el seguimiento de los envíos, la recepción y descarga de existencias, la inspección del inventario para detectar daños, las pruebas de control de calidad y el mantenimiento del inventario en su zona designada.
¿Qué hace El proceso de recepción en almacén de proceso de recepción en almacén?
El proceso de recepción en almacén suele incluir cuatro pasos principales:
1. Completar las tareas previas a la recepción
Las tareas previas a la recepción garantizan que su almacén esté preparado y listo para recibir los envíos.
Las tareas previas a la recepción incluyen:
- Identificar el número de artículos del inventario en cada envío
- Determinar las necesidades de almacenamiento en función de las dimensiones de los productos, las etiquetas de carga y el número de paquetes que se cargan en cada palé.
Normalmente, los operarios rellenan una etiqueta de orden de recepción en almacén (WRO) y la pegan a cada envío, asegurándose de que el código de barras sea visible.
Una etiqueta de orden de recepción en almacén permite a los operarios de su almacén escanear el código de barras del envío mediante un sistema de gestión de almacenes (SGA).
Este paso es fundamental para garantizar que su envío sea preciso y se almacene en la zona adecuada del almacén.
Si trabaja con una empresa externa (3PL), asegúrese de comprobar sus requisitos previos a la recepción y el proceso de entrega del inventario.
2. Recepción y descarga de envíos
Para agilizar el proceso de recepción y descarga, pida a los operarios de recepción de su almacén que se reúnan con el expedidor en el muelle de carga para comentar cualquier duda (como daños en el producto) o pregunta sobre el envío.
Para descargar los envíos, necesitará la ayuda de equipos de manipulación de materiales de almacén, como transpaletas y carretillas elevadoras, para transportar cargas de gran tamaño.
(Hablando de carretillas elevadoras, consulte nuestra lista de comprobación de seguridad).
3. Inventario de recuento
A medida que se descarga la carga, el personal de recepción de su almacén debe evaluar y verificar el contenido de cada entrega. Esto incluye la integridad de los precintos, los códigos de producto y SKU, la cantidad y el estado general de la carga.
Para agilizar este proceso:
- Contar palés o cajas en lugar de comprobar artículos individuales
- Realizar inspecciones aleatorias
- Utilice un sistema de escáner de inventario para escanear fácilmente las mercancías con un dispositivo inteligente
4. Inventario de la tienda
Este paso varía para cada almacén y depende en gran medida de:
- Su tipo de almacén (manual o automatizado)
- Su espacio de almacén
- El tipo de inventario que tiene (por ejemplo, si almacena piezas pequeñas, invierta en estanterías estándar y armarios industriales).
- Si confía en un socio 3PL para almacenar su inventario
Lista de comprobación completa del proceso de recepción en almacén
Esto es lo que debe incluir la lista de comprobación del proceso de recepción de su almacén:
1. Documentación
- Asegurarse de que los procedimientos de funcionamiento del almacén están documentados y se actualizan cada vez que surge una nueva tarea.
- Preparar los documentos de recepción antes de que llegue el envío
- Compruebe la cantidad, el estado y la descripción del envío antes de marcarlo como completo en el informe de recepción.
- Informe a su jefe de almacén si hay algún informe irregular atrasado
2. Recepción/Inspección
- Compruebe los detalles clave del envío, como el material, la descripción, el número de pedido y la cantidad de los artículos recibidos.
- Asegúrese de que las dimensiones del envío son exactas. Compare las dimensiones con las especificaciones indicadas.
- Compruebe si el envío lleva marcas de fragilidad o peligro biológico
- Compruebe si el envío presenta posibles daños de transporte, incluidos daños físicos, por contaminación o infestación. Si el producto está en buenas condiciones, remítalo a la sección de descarga.
3. Descarga
- Asegúrese de que los vehículos del almacén están estabilizados y apagados antes de cargar y descargar el inventario.
- Utilizar una iluminación adecuada en las zonas de carga
- Asegúrese de que las zonas de carga estén libres de peligros y coloque las señales de zonas de carga y descarga necesarias para evitar accidentes.
- Asegúrese de que las vías de la zona de carga están libres de tráfico. Por ejemplo, el tráfico de carretillas elevadoras debe designarse como vías unidireccionales.
4. Inventario
- Asegúrese de que el número de productos de cada envío es correcto
- Realizar comprobaciones aleatorias para determinar si el inventario está colocado correctamente en su zona designada.
- Asegúrese de que sus registros de existencias reflejan la información sobre la caducidad del inventario
- Realizar controles aleatorios semanales para verificar el estado y la cantidad de los productos.
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Beneficios de A Lista de comprobación del proceso de recepción en almacén
Una lista de comprobación del proceso de recepción en almacén le ayudará a evitar las existencias inutilizadas y a garantizar que dispone de espacio suficiente para almacenar el inventario:
1. Evitar la falta de existencias y el exceso de stock
Las roturas de stock se producen cuando no se dispone de existencias suficientes para satisfacer los pedidos.
Las roturas de stock pueden dar lugar a críticas negativas que pueden dañar la reputación de su marca y pueden hacer que los clientes busquen en otra parte para comprar el producto agotado.
De hecho, el 21% de los consumidores recurrirá a otras marcas para comprar un artículo agotado.
Por otro lado, el exceso de existencias o el stock muerto pueden dejar a su empresa con un excedente de inventario que no le reportará rentabilidad, y mucho menos beneficios.
Una lista de comprobación racionalizada del proceso de recepción en almacén ayuda a evitar que se produzcan problemas de inventario.
2. Evitar daños en el producto
Los daños en los productos pueden deberse a contaminación, infestación o daños físicos.
Seguir una lista de comprobación del proceso de recepción en almacén le permite inspeccionar y controlar la calidad del inventario antes de enviarlo a sus clientes.
3. Mejorar el almacenamiento de existencias
Tanto si se trata de almacenar tuercas y tornillos en armarios industriales como de almacenar cargas más pesadas en estanterías de palés, una lista de comprobación del proceso de recepción en almacén garantiza que su inventario se mantenga seguro en su zona de almacenamiento adecuada.
Mejores prácticas de recepción en almacén
Desde desordenar el espacio de su almacén hasta invertir en automatización de almacenes, he aquí cinco consejos para mejorar el proceso de recepción de su almacén.
- Elabore un calendario de recepción: Identifique el volumen y los materiales que van a entrar en su almacén para poder preparar las zonas de almacenamiento adecuadas.
- Optimice el espacio de su almacén: Organice y optimice el espacio existente de su almacén eliminando el desorden y utilizando las esquinas muertas y los huecos vacíos para mejorar los flujos de trabajo operativos y minimizar los costes de inventario y mano de obra.
- Actualice los equipos de recepción del almacén: Aumente el tiempo de ciclo entre el muelle y el almacén y reduzca el inventario inexacto cuando elimine las tareas manuales que requieren mucha mano de obra con la automatización (piense en sistemas de gestión de almacenes que puedan escanear fácilmente su inventario).
- Aísle los productos dañados: Aísle el inventario dañado colocándolo en la zona de cuarentena de su almacén, para evitar que los operarios envíen productos dañados a los clientes.
Agilice sus listas de comprobación con doForms
Desde la documentación y la inspección hasta la descarga y la comprobación del inventario, el proceso de recepción en almacén consta de muchos pasos diferentes para garantizar el cumplimiento satisfactorio de los pedidos.
doForms es una solución de formularios móviles que convierte su lista de comprobación de recepción de almacén en papel en un sistema racionalizado y digitalizado, ayudándole a ahorrar hasta 8.000 dólares al año sólo en impresión.
Además de reducir costes, las listas de comprobación digitales permiten a los empleados del almacén cumplimentar los informes sobre la marcha, estén donde estén en el almacén.
Puede crear, modificar, guardar y enviar sus listas de comprobación de recepción de almacén en la nube, todo ello desde un simple toque de su tableta y smartphone.
Ah, ¿y hemos mencionado que puedes importar datos a tus formularios, exportar los datos recopilados y acceder a tus listas de comprobación incluso cuando estás desconectado?
Además de las listas de comprobación de recepción de almacén, que puede modificar fácilmente cuando surja una nueva tarea, doForms le permite:
- Notificación de cuasi accidentes en el almacén
- Crear una lista de comprobación para evaluar el lugar de trabajo e identificar las áreas problemáticas.
- Comunicar en tiempo real las reparaciones de los equipos del almacén y los problemas de inventario
- Crear informes de mantenimiento preventivo y listas de comprobación de mantenimiento del almacén
- Gestionar el inventario del almacén, los costes operativos, las ventas y los informes de rendimiento de los empleados.
- Exportar los formularios de nómina de los empleados del almacén y modificar las plantillas
- Acceda a las hojas de asistencia y a los horarios de los empleados en cualquier momento y desde cualquier dispositivo inteligente.
- Minimice el riesgo de compartir información confidencial, como las nóminas y las evaluaciones de los empleados, con funciones como la seguridad cifrada mediante el cumplimiento de la HIPAA y la autenticación multifactor.
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Conclusión sobre la recepción en almacén
Una lista de comprobación de recepción de almacén incluye una lista de tareas que los empleados de su almacén deben completar antes de almacenar el inventario de cada nuevo envío.
Si se asegura de que todos los envíos entrantes se documentan, comprueban y almacenan correctamente, puede minimizar los posibles daños en los productos, reducir el riesgo de exceso de existencias y de roturas de stock, y garantizar que las operaciones de su almacén se desarrollan sin problemas desde la recepción hasta la expedición.
Mientras que las listas de control de almacén tradicionales son voluminosas, desorganizadas y costosas, cambiar a doForms le permite mejorar la organización, reducir los costes de papel y agilizar las operaciones dentro de su almacén.
Elija entre nuestra biblioteca de plantillas o cree sus propios formularios personalizados desde cero. Acceda a su portal seguro en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar, y utilice la herramienta de informes y análisis para obtener visibilidad en tiempo real de los datos de su almacén.
